■概要
取引先からGmailで送られてくるPNG形式の請求書や申込書の内容を、都度確認してGoogle スプレッドシートに手入力する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付されたPNGファイルから文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートの指定した場所へデータを追加できるため、こうした入力業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPNG画像の内容を、Google スプレッドシートで管理している方
- 画像からの文字起こしやデータ入力といった手作業に、時間的な負担を感じている方
- 定型的な転記作業を自動化して、ヒューマンエラーをなくし業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、自動化のきっかけとなるメールの条件（特定のラベルが付与された場合など）を設定します。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーとなったメールに添付されているPNGファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」を設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で選択できます。
- OCR機能では、画像の中からテキストを抽出したい項目を自由に指定することが可能です。
- Google スプレッドシートへのデータ追加先は、対象のスプレッドシートIDやテーブルの範囲を任意で指定できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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