Googleフォームで受信したPNGファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで受け取ったPNG画像の内容を、一つひとつ手作業で確認し、Google スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。
こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、画像ファイルからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、定型的な入力業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受信した画像ファイルの内容を手作業で転記している方
• OCR機能を活用して、画像ファイルからのデータ入力を自動化したい方
• Google スプレッドシートへの定型的な入力作業におけるミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答後、自動で画像から文字を読み取り転記するため、これまで手作業で行っていた入力の時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPNGファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでファイルをダウンロードする際に、Googleフォームの回答情報から取得した対象ファイルのIDを任意で指定してください。
• AI機能で文字を読み取る際に、対象ファイルの添付方法や、抽出したい項目、読み取る言語などを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、書き込み先のファイルやシートを指定し、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。