■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などの画像ファイルから、一つひとつ手作業で情報を抜き出し、Google スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したフォルダにPNGファイルを追加するだけで、AIが自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存した画像ファイルの内容を、手作業で転記している方
- 請求書やアンケートなどのPNGデータから、文字情報を正確に抽出したい方
- 手入力によるデータ転記作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定フォルダへのファイル追加を起点に文字抽出から転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、読み取るファイルの指定や、抽出したい項目（例：会社名、金額など）、読み取り言語などを任意で設定します。
- Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、対象のスプレッドシートとシートを指定し、どの列にどのOCR結果を反映させるか設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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