Google Driveに格納された履歴書をOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

採用活動などでGoogle Driveに集まる大量の履歴書。その情報を一つ一つ手作業で管理用のシートに入力するのは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダに履歴書ファイルが追加されるだけで、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記するため、候補者データ管理の手間を解消し、コア業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 採用業務において、履歴書からのデータ入力作業に多くの時間を費やしている人事・採用担当者の方
• Google DriveとGoogle スプレッドシートを用いて候補者情報を手作業で管理している方
• 手入力による情報転記のミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 履歴書ファイルを追加するだけで応募者情報が自動でリスト化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業での転記プロセスを自動化することで、氏名や連絡先などの重要な情報における入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、履歴書を格納するフォルダを指定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、履歴書の中から氏名や連絡先、学歴など、どの項目を読み取って抽出するかを任意で設定できます。
• Google スプレッドシートにデータを追加する際、どの列にOCR機能で読み取ったどの情報を反映させるか、または固定のテキストを入力するかなどを自由にカスタマイズ可能です。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。