■概要
採用候補者の管理において、Boxに保管された履歴書の内容を一つひとつ確認し、Google スプレッドシートに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxに履歴書ファイルが追加されるだけでOCR機能が内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能です。候補者管理に関する定型業務を自動化し、本来の採用活動に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシートで候補者情報を管理している人事・採用担当者の方
- 履歴書からの情報転記に時間がかかり、本来の採用業務に集中できていない方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、候補者管理の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの情報追加までが自動化され、手作業の時間を削減します。
- 手作業による転記がなくなるため、候補者情報の入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、履歴書ファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、履歴書から抽出したい項目（氏名、連絡先、学歴、職歴など）を任意で設定できます。必要な情報のみを取得するようカスタムしてください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にOCRで読み取ったどの情報を紐付けるかを自由に設定でき、応募日などの固定値を入力することも可能です。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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