■概要
取引先からGmailに届く請求書や注文書などのPDFファイル。その都度ファイルを開き、内容を確認してGoogle スプレッドシートへ手入力する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPDF付きメールを受信するだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加します。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 請求書や注文書の処理業務を自動化し、人的ミスをなくしたい経理・営業事務担当の方
- 定型的なデータ入力作業を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、PDFの文字抽出からデータ転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにPDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、添付されたPDFファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」）や、メールをチェックする間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能では、後続の処理に進む条件（例：添付ファイルが存在する）を自由に設定できます。
- OCR機能では、使用するAIエンジンや言語の選択、PDF内のどの項目を抽出するかなどを細かく指定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、出力先のファイルやシート、書き込むセルの範囲を自由に指定し、OCRで読み取ったどの値をどのセルに追加するかを設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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