■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能がPDFの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したPDFの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 請求書や申込書などの定型的な書類のデータ入力業務の効率化を目指している方
- 手作業による転記ミスをなくし、データの正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードだけで、OCRによる文字抽出からGoogle スプレッドシートへの記録までを自動化し、手作業でのデータ転記時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちなコピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類がPDFの場合のみ後続の処理を実行するように条件を設けます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガーでは、監視対象としたいドライブIDやフォルダID、フローの起動間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を進めるなど、後続の処理に進む条件を自由に設定できます。
- OneDriveのダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルのアイテムIDなどを指定し、ダウンロード対象のファイルを明確にしてください。
- OCR機能では、読み取りたい項目（例：請求書番号、金額など）の指定や、言語、使用するAIモデルを任意で設定し、抽出精度を高めることができます。
- Google スプレッドシートへの追加設定では、出力先のシートIDやタブ名、書き込むセル範囲を指定してください。また、OCRで取得したどの値をどの列に追加するかも設定できます。
■注意事項
- OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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