■概要
毎月従業員からGmailで送られてくるタイムカードのPDFを、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、この定型業務に時間をとられ、入力ミスが発生してしまうということも少なくありません。
しかしこのワークフローを活用すれば、Gmailで受信したタイムカードのPDFをOCR機能で自動的に読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加する一連の業務を自動化することで、勤怠管理における非効率な業務を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したPDFの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している総務・労務担当者の方
- 勤怠データの入力作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの発生にお悩みの方
- 毎月発生する定型的な勤怠管理業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでのPDF受信からGoogle スプレッドシートへの転記までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた勤怠データの入力時間を短縮します。
- OCR機能による自動読み取りとデータ転記により、目視確認や手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、タイムカードが添付されたメールを特定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を使用し、添付ファイルの有無など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルから勤怠データを抽出します。
- 繰り返しオペレーションを設定し、抽出した勤怠データを一つずつ処理できるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、後続の処理に進むための条件を任意で設定してください。例えば、特定の件名のメールや、添付ファイルがある場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。
- AI機能による文字の読み取りでは、対象となるファイルの指定方法や、タイムカードから抽出したい項目（氏名、日付など）、読み取り言語などを任意で設定してください。
- 繰り返しオペレーションでは、AI機能によって取得したどの値を対象に処理を繰り返すかを設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、連携するファイルやシートを選択し、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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