Google DriveにアップロードされたタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

毎月のタイムカードの集計作業で、PDFの内容を目で確認しながら手作業で転記する業務に手間を感じてはいないでしょうか？
この作業は、確認と入力に時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにタイムカードのPDFがアップロードされるだけで、OCR機能が自動で文字を読み取り、Google スプレッドシートに内容を追記するため、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogle スプレッドシートを用いて勤怠管理を行っている方
• タイムカードのPDFファイルを手作業で転記しており、入力ミスや作業負荷に課題を感じている方
• 毎月の勤怠データ集計や給与計算に関わる業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFの内容が自動でGoogle スプレッドシートに転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定して、タイムカードが格納されるフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、PDFファイルがアップロードされた場合のみ後続の処理に進むように条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから勤怠情報を抽出します。
6. 次に、オペレーションでループ機能を設定し、読み取ったデータを個別に処理できるようにします。
7. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能で、特定のファイル名や拡張子（PDFなど）を処理の対象とするように条件を任意で設定してください。
• OCR機能では、抽出したい項目（氏名、日付、出勤・退勤時間など）や、使用するAIモデル、読み取る書類の言語を任意で設定してください。また、文字数に応じて後続のアクションを設定することも可能です。
• ループ機能では、OCRで読み取った値の中から、繰り返し処理を行いたい対象のデータを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを、OCRで取得した値の中から任意でマッピング設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。