Boxに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

海外との取引で受け取った英語の契約書や請求書など、Boxに保存したドキュメントの内容を手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるうえ、転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxに英語ドキュメントが格納されると、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加できます。これにより、作業の課題を解消し業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで管理している英語ドキュメントの情報を、手作業でデータ化している方
• 海外の取引先が多く、英語の請求書や契約書などを扱う機会が多いチームの方
• 手作業による転記ミスをなくし、ドキュメント管理の精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業による転記ミスやコピペ漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、特定のフォルダに新しいファイルが追加されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxのアクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで取得したファイルから英語のテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定で、自動化の対象としたいファイルが格納されるフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、どの項目を読み取りテキストを抽出するか任意でカスタマイズ可能です。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、テキストデータを追加するファイルやシート、記載する列などを任意で設定可能です。

■注意事項

• Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。