OneDriveにアップロードされたタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

毎月発生するタイムカードの回収と勤怠データ入力、手作業で行うには時間もかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
特に、PDF形式のタイムカードを一つひとつ確認し、表計算ソフトに転記する作業は、担当者にとって大きな負担となり得ます。
このワークフローは、OneDriveへのタイムカードPDFのアップロードをきっかけに、OCR機能で文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、面倒な手作業をなくし、正確な勤怠管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveでタイムカードを管理し、手作業でのデータ入力に手間を感じている方
• Google スプレッドシートで勤怠管理を行っており、転記作業を自動化したい方
• 手作業による入力ミスをなくし、勤怠データの正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルがアップロードされると、自動で勤怠情報が転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、特定のファイル形式のみを処理するための分岐機能を設定します。
4. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のPDFファイルを取得します。
5. オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFから勤怠データを抽出します。
6. オペレーションでループ機能を設定し、抽出した項目を繰り返し処理します。
7. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするドライブIDやフォルダID、フォルダ名を任意で設定してください。
• 分岐機能では、処理対象とするファイルの条件（例：拡張子が.pdfの場合のみ実行するなど）を任意で設定してください。
• OneDriveでファイルをダウンロードするアクションでは、対象ファイルが格納されているドライブIDなどを任意で設定してください。
• OCR機能では、抽出したい項目や使用するAI、読み取る書類の言語などを任意で設定してください。
• ループ機能では、OCR機能で取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どの列にどのデータを追加するか、値を任意で設定してください。

■注意事項

• OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。