■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方
- OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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