Google Driveに格納されたJPEGファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Google Driveに保存した請求書や名刺などの画像データの内容を確認し、Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにJPEGファイルを追加するだけで、AIによるOCRが文字情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートに記録するため、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上の画像ファイルの内容を手作業で転記している方
• 請求書や領収書などの帳票類をスキャンし、データ化する業務を効率化したい方
• 定期的に発生するデータ入力作業でのヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルを追加するだけで文字抽出から転記までが自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを対象とします。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像ファイルを指定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCRアクションでは、読み取るファイルの種類に応じて、最適なAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力先のスプレッドシートIDとシートID、およびOCRで抽出したテキストデータをどの列に追加するかを任意で設定してください。

■注意事項‍

• Google Drive、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。