OneDriveに格納されたJPEGファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

OneDriveに保存された請求書や領収書などの画像データの内容を、一つひとつ目視で確認し、手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。この作業は、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにJPEGファイルが格納されると、AIが自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートへ転記します。これにより、面倒なデータ入力作業の自動化が可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDrive上の画像ファイルの内容を、手作業で転記している経理や営業担当者の方
• 紙媒体をスキャンした画像のデータ化に多くの時間を費やしており、負担を感じている方
• OCR機能を活用した業務効率化やデータ活用の具体的な方法を探しているDX推進担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルをアップロードするだけで自動で文字の読み取りから転記までが完了するため、手作業の時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションとして「分岐機能」を設定し、特定のファイル形式の時のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
4. 続けて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、ファイルを監視する対象のフォルダを任意で指定してください。
• 分岐オペレーションでは、ファイル形式をJPEGに限定するなど、後続の処理を実行するための条件を任意で設定できます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力先のスプレッドシートやシート、転記する内容を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDrive、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。