■概要

Boxに保存されたファイルの情報を、手作業でNotionのデータベースに転記する作業に手間を感じていませんか。
定期的な作業だからこそ、時間もかかり、入力ミスや転記漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Notionへ追加するため、こうした手作業にまつわる課題を解消し、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとNotionを利用してファイルやタスクの管理を行っている方
• 定期的にBox内のファイルリストを作成し、チームに共有する必要があるマネージャーの方
• 手作業による情報転記の非効率さを解消し、業務プロセスを改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュールに基づき自動で処理が実行されるため、これまで手作業での一覧作成に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で情報を転記するため、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを実行したい日時や頻度を設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを選択し、対象フォルダを指定します。
4. 続いて、繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル情報一つひとつに対して処理を行うよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Boxから取得したファイル情報をデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーではCron設定を活用することで、毎週月曜の朝や毎月末など、業務に合わせた柔軟な実行タイミングを設定できます。
• Boxのアクションでは、ファイル一覧を取得したい特定のフォルダのIDを任意で設定してください。
• 繰り返し処理のアクションでは、Boxから取得したファイルリストのどの値を後続の処理で利用するかを設定してください。
• Notionにレコードを追加する際、データベースにBoxから取得したファイル名やURLなどの情報を任意で追加できます。

■注意事項‍

• Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。