Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してGoogle Driveに格納する

■概要

Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、都度見積書を作成する作業は手間がかかるものではないでしょうか。
手作業での転記は入力ミスや作成漏れの原因にもなりかねず、正確性が求められる業務だからこそ、負担に感じている方も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで見積書を自動で作成しGoogle Driveに格納できるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで見積情報を管理し、手作業で書類を作成している営業担当者の方
• 見積書の作成・管理業務における入力ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを減らしたい方
• 定型的な書類作成業務から解放され、より重要なコア業務に時間を使いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行を追加するだけで、自動で見積書が作成・保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや書類の作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「書類を発行する」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を元に見積書を発行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveの「書類を発行する」アクションで、見積書のテンプレートとして使用する雛形書類や、作成した書類の格納先フォルダを任意で指定してください。
• 雛形書類に記載されている会社名や金額などの項目と、Google スプレッドシートのどの列の情報を紐付けるか、差し込み設定をカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google スプレッドシートをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。