Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する

■概要

Google Driveに保存された請求書や申込書の内容を確認し、手作業でAsanaにタスクを作成していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、手入力による転記ミスやタスク作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーにOCRが自動で文字情報を読み取りAsanaへタスクを追加できるため、こうした一連の作業を自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに格納される書類の内容を確認し、手作業でAsanaにタスク起票している方
• 書類の目視確認やデータ入力における、転記ミスや対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
• 書類処理のような定型業務を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されると自動でOCR処理が実行され、Asanaにタスクが作成されるためこれまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による書類の確認やタスク作成が不要になるため、転記ミスやタスクの対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をタスク名や説明に紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、処理の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出したい項目を自由に設定できます。
• Asanaへのタスク追加オペレーションでは、タスクを作成するプロジェクトやセクションを任意で指定でき、タスク名や説明文には固定テキストのほかOCRで抽出した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項‍

• Google Drive、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。