Googleフォームで送信された会議録をOCRで読み取りAIで要約した後、LINE WORKSに通知する

■概要

会議後に手書きのメモや書類から議事録を作成し、内容を要約して関係者に共有する作業は、時間がかかり手間だと感じていませんか？このワークフローは、Googleフォームに送信された会議録の画像やPDFファイルをOCRでテキスト化し、AIが自動で要約を作成、その結果をLINE WORKSへ通知する一連の流れを自動化します。情報共有の迅速化と、議事録作成に関わる作業負荷の軽減を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで会議録を管理しており、手作業での転記や要約に手間を感じている方
• AIを活用して議事録の要約作成を効率化し、本来の業務に集中したいと考えている方
• LINE WORKSでの情報共有をより迅速かつ円滑に進めたいすべてのビジネスパーソンの方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議録ファイルの読み取りから要約、通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務へ集中できます。
• 手作業による転記ミスや要約の抜け漏れ、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでOCR機能を設定し、フォームから送信されたファイルからテキストを抽出します。
4. オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを指定の形式で要約します。
5. オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成した要約を任意のトークルームに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームで設定する項目は、会議の参加者や議題など管理したい内容に応じて自由にカスタマイズしてください。
• 要約オペレーションでは、プロンプトを編集することで「要点を3つに絞る」「決定事項のみ箇条書きにする」など希望の形式で出力内容を調整できます。
• LINE WORKSでメッセージを送信する際、通知先のトークルームやメッセージの本文を用途に合わせて任意の内容に設定することが可能です。

■注意事項

• LINE WORKS、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。