Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

Outlookで受信する請求書や発注書などの添付ファイル、一つひとつ手作業でPDFに変換してGoogle Driveに保存していませんか。この定型的ながらも重要な作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、面倒なファイル管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する添付ファイルの管理に、日常的に時間を費やしている方
• ファイル形式をPDFに統一し、Google Driveで一元管理したいと考えている方
• RPAを活用して、手作業によるPC操作の自動化や効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの受信からファイルの変換、保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるファイルの保存忘れや格納先の指定間違い、変換ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の差出人や件名などの条件を指定します。
3. オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 続いて、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたファイルを開きPDF形式で保存するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションで、PDFに変換されたファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意のものを指定できます。例えば、取引先ごとや年月ごとのフォルダに自動で振り分ける設定が可能です。
• ファイル名には、トリガーで取得したメールの件名や受信日時といった情報を含めることができます。「（受信日）_（件名）」のようにファイル名を自動生成することで、後の検索や管理が容易になります。

■注意事項

• Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691