Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Outlookでメールを送信する

■概要

会議やインタビュー後の音声データを文字起こしし、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。ファイルをダウンロードし、文字起こしツールにかけ、その結果をメールに貼り付けて送信する、といった一連の作業は時間もかかり、共有漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルをアップロードするだけで、AIによる文字起こしからOutlookでのメール送信までが自動で完結し、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとOutlookを使い、会議録の作成や共有を手作業で行っている方
• インタビュー音源の文字起こしと関係者への迅速な情報共有を効率化したい方
• 音声データに関わる定型業務を自動化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 音声ファイルのアップロードを起点に、文字起こしからメール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを処理の対象とします。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、文字起こししたテキストを本文に含めてメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能での文字起こしにおいて、話者分離の有無などの項目を任意で設定することが可能です。
• Outlookでのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できるほか、件名や本文にファイル名や文字起こし結果といった前段のフローで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。