Gmailで受信したメールをもとに、SmartHRで従業員情報を登録する

■概要

従業員の入社手続きに伴い、Gmailで受信した採用通知や連絡事項を都度SmartHRへ手入力する作業は、手間がかかる上にミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの特定のメール受信をトリガーにAIがメール本文から氏名や入社日などの情報を自動で抽出し、SmartHRに従業員情報として登録できます。手作業による転記の手間とミスを解消し、入社手続きを円滑に進めるのに役立つでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った入社情報をSmartHRへ手入力している人事労務担当の方
• 従業員情報の転記作業における入力ミスや確認の手間をなくしたいと考えている方
• 入社手続きに関する定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したメールの内容が自動でSmartHRに登録されるため、情報の手入力にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSmartHRをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し「特定のラベルのメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から従業員情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」を設定し、AIが抽出したデータを基に従業員情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動する条件となるラベルを任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、メール本文からどのような情報を抽出するか指示するプロンプトを自由に編集できます。
• SmartHRに従業員情報を登録する際、抽出したどの情報をどの項目に登録するか任意にマッピング可能です。

■注意事項

• Gmail、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。