Slackの投稿内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する

■概要

Slackでの報告や依頼事項を、手作業でコピーしてPDF書類を作成し、Boxに格納するといった業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、定型的でありながらも正確性が求められるため、担当者の負担になることがあります。このワークフローを活用することで、Slackへの投稿をきっかけに、投稿内容を元にしたPDF書類の作成からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SlackとBoxを用いて、報告書などの書類管理を行っている方
• 手作業による書類作成やファイル保存の工数を削減したいと考えている方
• 情報の転記ミスや格納漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿からPDF書類の発行、Boxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報のコピー＆ペーストやファイルの格納作業がなくなることで、入力間違いや保存先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」を設定し、Slackの投稿内容から必要な情報を取り出します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで、抽出したデータをもとに書類を作成します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、作成された書類を格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいチャンネルを任意で設定してください。
• 書類のテンプレートとして使用するGoogleドキュメントは、記載したい項目に合わせて自由に作成できます。
• Boxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意で設定が可能です。また、ファイル名には前段のフローで取得した値を活用することもできます。

■注意事項

• Slack、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。