Zoomミーティングが終了したら、議事録を作成してGmailで送信する

■概要

Zoomでのミーティング後、録画データから議事録を作成し、関係者に共有する作業に時間を要していませんか。手作業での文字起こしや要約、メール作成は手間がかかるだけでなく、共有の遅れや記載ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、文字起こしから要約、Gmailでの共有までの一連のプロセスを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
• 会議後の情報共有を迅速かつ正確に行いたいチームリーダーやマネージャーの方
• 手作業による文字起こしやメール共有の非効率性を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ミーティング終了後の録画データ取得から文字起こし、要約、メール送信までが自動化され、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による文字起こしの誤りや、メールの宛先間違い、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、続けて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
4. 次に、Yoomの音声文字起こし機能で、ダウンロードした音声データを文字起こしします。
5. 続いて、Yoomの要約機能で、文字起こししたテキストを要約します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、要約した内容などを本文に含めて、指定の宛先にメールを送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomの要約機能では、出力する文字数や形式など、要約する際の条件を任意でカスタムすることが可能です。
• Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、メールの件名や本文には、ミーティングの議題や参加者、要約結果といった前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。　ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）　レコーディング情報を取得する際の注意点の詳細は、こちらをご参照ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。