Googleフォームで問い合わせがあったら、Google Chatに通知する

■概要

Webサイトに設置したGoogleフォームからの問い合わせや申し込みがあった際、担当者への通知が遅れたり、確認漏れが発生したりしていませんか。手動での確認作業は手間がかかるだけでなく、対応の遅れが機会損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、指定のGoogle Chatスペースに自動で通知でき、迅速な一次対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた問い合わせ対応の初動を早めたいと考えている方
• 社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatをメインで利用している方
• 手作業による情報共有で発生する、通知の遅れや漏れなどの課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答があると即座にGoogle Chatへ通知が届くため、確認や連絡の手間を省き、コア業務に集中する時間を創出します。
• システムが自動で通知を行うため、担当者の確認漏れや連絡ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだメッセージが通知されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのオペレーション設定では、メッセージを送信するスペースを任意で指定することが可能です。
• 通知するメッセージの本文には、Googleフォームの回答で取得した「氏名」や「問い合わせ内容」といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。