Googleフォームで問い合わせがあったら、Google Chatに通知する
Googleフォームで問い合わせがあったら、Google Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Chat
と
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
Webサイトに設置したGoogleフォームからの問い合わせや申し込みがあった際、担当者への通知が遅れたり、確認漏れが発生したりしていませんか。手動での確認作業は手間がかかるだけでなく、対応の遅れが機会損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、指定のGoogle Chatスペースに自動で通知でき、迅速な一次対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた問い合わせ対応の初動を早めたいと考えている方
- 社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatをメインで利用している方
- 手作業による情報共有で発生する、通知の遅れや漏れなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答があると即座にGoogle Chatへ通知が届くため、確認や連絡の手間を省き、コア業務に集中する時間を創出します。
- システムが自動で通知を行うため、担当者の確認漏れや連絡ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだメッセージが通知されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのオペレーション設定では、メッセージを送信するスペースを任意で指定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文には、Googleフォームの回答で取得した「氏名」や「問い合わせ内容」といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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