Zoomでミーティングが終了したら文字起こしと要約を行い、Gmailで送信する

■概要

Zoomでのオンラインミーティング後、録画データを聞き返して議事録を作成するのは時間のかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動で録画データを文字起こしし、内容を要約してGmailで関係者に共有することが可能です。面倒な議事録作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議が多く、議事録の作成や情報共有に手間を感じている方
• 会議の内容を正確かつ効率的にチームへ共有したいと考えているマネージャーの方
• 会議後の定型業務を自動化し、コア業務に時間を充てたいと考えている全ての方

■このテンプレートを使うメリット

• ミーティング後の文字起こしから要約、メール共有までを自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録作成の時間を短縮します。
• 手作業による文字起こしの聞き間違いや要約時の要点漏れ、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと、「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルを指定します。
5. 続けて、AI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こししたテキストから要点を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した要約などを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の要約アクションでは、決定事項やToDo、発言者ごとの要約など、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Gmailでメールを送るアクションでは、送信先や件名、本文を自由に設定でき、前段で取得した文字起こし結果や要約内容を変数として埋め込めます。

■注意事項‍

• Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）