Outlookでタスク情報を受信したら、Google Chatに通知する

■概要

Outlookで受信したタスク依頼メールを、都度Google Chatに転記していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、重要な連絡の共有漏れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、内容を自動でGoogle Chatへ通知できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受けた依頼を、Google Chatを使ってチームに共有している方
• 複数のツールを横断した情報共有の手作業に、手間や時間を取られている方
• メールによる重要なタスクの見落としや、チームへの共有漏れをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したメール内容を自動でGoogle Chatに通知するため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストの時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記がなくなることで、内容の入力間違いや重要なタスクの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。トリガーで取得したメール情報（件名や本文など）をメッセージ内容に含めるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定の件名や送信元アドレスなどを指定することで、通知の対象とするメールを任意で設定できます。
• Google Chatへメッセージを送信するアクションで、通知先のスペースやメッセージに含める内容などを自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• OutlookとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336