Outlookで受信したアンケート結果をGoogle Chatに通知する

■概要

Outlookで受信するアンケートの回答メールを、チームで確認するために、都度Google Chatへ転記するのは手間ではないでしょうか。手作業での共有は時間がかかるだけでなく、通知の漏れや内容の誤りといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、アンケート結果を自動でGoogle Chatへ通知できるため、情報共有のプロセスを効率化し、対応の迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
• アンケート結果などの定型的な情報共有を自動化し、業務を効率化したい方
• 手作業による情報共有での、通知漏れや転記ミスなどの課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、アンケート結果が記載されたメールの件名や送信元などを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文などを引用して、指定したスペースに通知されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、どのメールを自動化の対象とするか、件名や差出人アドレス、本文に含まれるキーワードなどで任意に設定してください。
• Google Chatのオペレーション設定では、通知を送信するスペースや、送信するメッセージの本文などを任意の内容にカスタムしてください。

■注意事項

• OutlookとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336