■概要
日々のレポート作成後、関係者への共有のために都度チャットツールを開いて通知するのは手間ではないでしょうか。特に急ぎの報告では、共有の遅れや漏れが業務に影響を及ぼすこともあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにレポートをアップロードするだけで、Microsoft Teamsの指定チャンネルに自動で通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Teamsを使い、チームでレポート共有を行っている方
- 手作業によるファイル共有と通知作業に手間を感じているチームリーダーや担当者の方
- チーム内の情報伝達のスピードを向上させ、確認漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた共有連絡の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへの確実な情報伝達を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャネルに通知を送るように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダのパスやファイル名を任意で指定できるほか、フローが起動する間隔も設定可能です。
- Microsoft Teamsの通知設定では、メッセージを送信するチームIDやチャネルIDを指定し、通知するメッセージ内容も自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- DropboxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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