Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Outlookでメールを送信する

■概要

会議の録音やインタビュー音声をDropboxに保存した後、手作業で文字起こしをして関係者にOutlookで共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その内容をOutlookで指定の宛先に送信できます。面倒な定型業務から解放され、より重要な業務に集中する時間を創出します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存した会議やインタビューの音声を手作業で文字起こししている方
• 文字起こししたテキストをOutlookで手動で共有しており、手間を感じている方
• 音声データを活用した業務フローの自動化で、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル保存後の文字起こしからOutlookでの共有までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
• 手作業による文字の転記ミスや、メールの宛先間違い・送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーとなった音声ファイルをダウンロードします。
4. その後、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを処理します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを本文に含めて送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガーでは、監視対象のフォルダパスやファイル名、フローが起動する間隔を任意で設定してください。
• Dropboxのファイルダウンロード設定では、対象となるファイルのパスやファイル名を指定することが可能です。
• AI機能による文字起こしでは、日本語や英語など、音声データの言語を複数から選択することができます。
• Outlookでのメール送信では、件名や本文、宛先を自由に設定でき、文字起こししたテキストを本文に自動で挿入することも可能です。

■注意事項

• Dropbox、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。