■概要

日々大量に届くメールの中から重要な情報を見つけ出し、その内容をチームに共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で本文を要約し、その内容をMicrosoft Teamsに通知することが可能です。これにより、情報共有の迅速化と確認作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 大量のメールチェックに追われ、重要な情報の見落としをなくしたいと考えている方
• Gmailで受信した内容をMicrosoft Teamsへ手作業で共有しており、手間を感じている方
• AIを活用して情報収集や共有のプロセスを効率化したいと考えている全ての方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの確認から要約、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、情報共有にかかる時間を短縮し、迅速な対応が可能になります。
• 手作業による情報の転記ミスや共有漏れを防ぎ、重要なメールの内容を正確かつ確実にチームへ伝達することができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいメールの条件を指定します。
3. 続けて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文を要約するように指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによって要約されたテキストを指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のオペレーションでは、単純な要約だけでなく、「要点3つ」「結論」「ネクストアクション」など、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知メッセージは、通知先のチャネルやチームを自由に設定できます。また、本文には固定のテキストに加え、メールの件名や送信者、AIによる要約結果といった変数を組み込んで、分かりやすい通知を作成できます。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれととYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。