■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせなどから、顧客リストを手動で作成しているご担当者様
- メールからのデータ転記作業において、入力ミスや情報連携の漏れをなくしたい方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化し、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに電話番号の抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、電話番号の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から電話番号を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した電話番号を所定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード、およびフローの起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能の「正規表現によるデータの抽出」では、抽出したい情報（電話番号など）に合わせて正規表現のパターンを指定し、抽出対象のデータや抽出箇所を設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを追加したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を正確に指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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