Google DriveにファイルがアップロードされたらOCRでテキストを抽出し、AIで翻訳後Outlookで通知する

■概要

海外から届く請求書や契約書など、外国語で書かれた書類の確認や翻訳、関係者への共有に手間を感じていませんか。
翻訳ツールにコピー＆ペーストし、メールを作成して通知するといった一連の手作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにアップロードされたファイルをOCRによってテキスト抽出し、AIで翻訳後にOutlookで通知するまでの流れを自動化できます。
言語の壁を超えたスムーズな情報共有を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外との取引が多く、外国語の書類を扱う業務を効率化したいと考えている方
• Google Driveに保存したPDFや画像ファイルの内容を、手作業で翻訳・共有している方
• 複数ツールをまたぐ定型業務を自動化し、情報共有を迅速化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルをアップロードするだけで、OCRでの読取りからAI翻訳、Outlookでの通知までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手動での転記ミスや翻訳時のコピー＆ペースト間違い、担当者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取り込みます。
4. オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳結果などを本文に含めて関係者に自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動させるか、対象のフォルダを任意で指定できます。
• OCR機能では、ファイルの読み取りたい項目を設定することが可能です。
• AIによる翻訳では、翻訳先の言語を自由に選択して設定できます。
• Outlookでのメール通知は、宛先（To, CC, BCC）や件名、本文を自由に編集でき、前のステップで取得した翻訳結果などを差し込むことも可能です。

■注意事項

• Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。