Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してGoogle Driveに格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Chatwork

と

Googleドキュメント

を自動連携できます。

■概要

Chatworkで受け取った依頼をもとに、手作業で契約書を作成しGoogle Driveへ格納する作業に手間を感じていませんか。情報の転記ミスや、定型的ながらも重要な契約書作成業務に時間を取られてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定ルームにメッセージが投稿されるだけで、AIが情報を抽出し、Google ドキュメントで契約書を自動作成してくれます。これにより、契約書作成から格納までの一連の流れを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Chatworkでのやり取りを起点に、契約書作成業務を自動化したいと考えている方
Google ドキュメントとGoogle Driveを活用し、契約書管理の効率化を目指すチーム
手作業による情報転記のミスをなくし、正確な書類作成を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

Chatworkにメッセージが投稿されると自動で契約書が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業でのデータ転記が不要になるため、契約者名や金額などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、ChatworkとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」を設定します。
オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、Chatworkのメッセージから契約書に必要な情報を抽出します。
最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」を設定し、抽出した情報をもとに契約書を作成し、指定のGoogle Driveフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

AI機能のテキスト抽出では、Chatworkのメッセージ内容から会社名や契約金額など、契約書に反映させたい情報を任意で設定してください。
Google ドキュメントの書類を発行するアクションでは、利用する契約書の雛形や、発行する書類のファイル名、保存先のフォルダなどを任意で設定してください。

■注意事項

Chatwork、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。

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使用しているアプリについて

Chatwork

YoomではChatworkのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Chatworkにメッセージやファイルを自動的に送信したり、特定のルームにタスクを追加できます。また、kintone、Salesforce、クラウドサインなど様々なSaaSの情報をChatworkに連携することも可能です。