Gmailで受信したメールをもとに、Notionでテンプレートページを作成する

■概要

Gmailで受信した問い合わせなどの重要なメールを、一件ずつ手作業でNotionに転記していませんか？こうした繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをきっかけに、AIがメール本文から必要な情報を自動で抽出し、Notionのデータベースへページを作成するため、一連の業務を正確かつスムーズに処理できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く特定のメールをもとに、Notionでのタスク管理を自動化したいと考えている方
• メールからの情報転記作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていないと感じる方
• 手作業によるコピー＆ペーストでの入力ミスや、重要なメールの対応漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信後、自動でNotionにページが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業が介在しないことで、入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、抽出したデータをもとに指定のデータベースへページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文から取得したい情報を任意で設定することが可能です。例えば、会社名や担当者名、問い合わせ内容といった特定の項目を自由に定義して抽出できます。これにより、様々なフォーマットのメールから必要なデータだけを後続のNotionでのページ作成に活用できます。
• Notionのオペレーションでは、ページを作成する先のデータベースIDを任意で設定することが可能です。
• Notionで作成するページのコンテンツには、トリガーで取得した情報や抽出結果を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。