Jotformで送信されたアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Jotformで収集した顧客満足度アンケートやイベント参加登録フォームの回答を、手作業でMicrosoft Teamsに共有していませんか？この作業は定期的に発生するため手間がかかるだけでなく、転記ミスや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容が自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、リアルタイムでの情報共有と業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで収集したアンケート結果を、都度Microsoft Teamsで共有している方
• 手作業での情報共有に手間を感じ、よりスピーディーな情報伝達を実現したい方
• アンケート結果の共有漏れや、コピー＆ペーストによる転記ミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへの回答送信をきっかけに、自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、これまで情報共有にかかっていた時間を削減できます。
• 人の手を介さずに通知が実行されるため、手作業による入力ミスや重要な回答の共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで再度Jotformを選択し、トリガーで受け取った情報をもとに「フォームの回答を取得する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、取得したアンケート結果を任意のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを任意に指定してください。フォームで収集するデータ項目も自由に設定できるため、通知したい情報に合わせたカスタマイズが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、通知を送信するチームやチャネルを任意で設定できます。また、Jotformから受け取った情報を組み込み、メッセージ本文の内容を自由に作成することが可能です。

■注意事項

• JotformとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581