Google スプレッドシートに行が追加されたら、要約を行いGmailで通知する

■概要

Google スプレッドシートで管理している情報が増えるたびに内容を確認し、要点をまとめて関係者にメールで共有する作業は、定期的でありながら見落としが許されないため手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでAIが内容を自動で要約し、Gmailで関係者に通知されるため、情報共有のプロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで顧客からのフィードバックや問い合わせを管理している方
• Google スプレッドシートの更新内容を、チームメンバーに迅速に共有したいと考えている方
• Gmailでの定型的な報告メールの作成に、多くの時間を費やしている業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの更新確認から要約、Gmailでの通知までの一連の作業が自動化されるため、手作業の時間を短縮することができます。
• 手動での要約やメール作成時に発生しがちな、内容の見落としや共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションでGoogle スプレッドシートに追加された行の内容を要約するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで要約した内容を本文に含めたメールを送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定で、対象とするスプレッドシートIDとシートIDを任意で指定してください。
• トリガー設定において、処理の対象としたいGoogle スプレッドシートの行や列の範囲を任意で設定できます。
• AI機能の要約オペレーションでは、使用するAIモデルや生成する要約の文字数などを任意でカスタマイズできます。
• 要約オペレーションで、「〇〇という単語が含まれている場合のみ要約する」のように、特定の条件を任意で設定することが可能です。
• Gmailへの通知では、メッセージを送信するチャネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した情報を組み込めます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。