Google スプレッドシートに行が追加されたら、要約を行いBoxにPDFを格納する

■概要

Google スプレッドシートに日々追加される情報を手作業で確認し、内容を要約してPDF化し、Boxに保存する作業に手間を感じていませんか？手作業では時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、AIによる内容の要約からBoxへのPDF格納までの一連の流れが自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの情報を手作業で報告書などにまとめ、Boxで管理している方
• 定期的な報告業務における要約作成やファイル管理の工数を削減したいと考えている方
• 複数ツール間のデータ転記作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をきっかけに要約、PDF化、Boxへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での転記や要約作業がなくなるため、内容の間違いやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、追加された行の情報を要約します。
4. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、要約内容を反映したPDFを発行します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「行が追加されたら」トリガーでは、起動のきっかけとしたいスプレッドシートIDやシートID、監視するテーブルの範囲などを任意に設定してください。
• AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象のテキスト、出力する文字数、要約の条件や言語を業務内容に合わせて設定できます。
• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、PDFの元となる雛形のスプレッドシートIDや出力ファイル名、雛形の置換条件などを指定できます。
• Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、アップロードするファイル名や格納先のフォルダを表すコンテンツIDを任意に設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートで書類発行したファイルは任意のGoogle Driveに保存されます。