■概要
海外拠点とのやり取りで、外国語のPDF書類を受け取る機会は多いものの、その都度内容を確認し、翻訳して転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
手作業による翻訳や転記は時間がかかるだけでなく、ミスが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローでは、BoxへのPDFファイルアップロードを起点に、OCRによるテキストの抽出とAIによる翻訳を行い、Notionへの追加までを自動化できます。
自動化を活用し、翻訳を伴うファイル管理の課題を解消しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、外国語で記載されたPDF書類の対応に手間を感じている方
- BoxとNotionを情報管理に活用しており、手作業でのデータ連携を効率化したい方
- 定型的な翻訳や転記作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、テキストの抽出から翻訳、Notionへの登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、翻訳漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFからテキスト情報を抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳されたテキストをデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、PDFファイルのどの項目から文字を読み取るかを任意で設定できます。
- AI機能による翻訳のアクションでは、翻訳したい内容や翻訳先の言語を任意で設定してください。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースIDを任意で設定でき、各プロパティに格納する情報を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
