BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Notionに追加する

■概要

海外拠点とのやり取りで、外国語のPDF書類を受け取る機会は多いものの、その都度内容を確認し、翻訳して転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
手作業による翻訳や転記は時間がかかるだけでなく、ミスが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローでは、BoxへのPDFファイルアップロードを起点に、OCRによるテキストの抽出とAIによる翻訳を行い、Notionへの追加までを自動化できます。
自動化を活用し、翻訳を伴うファイル管理の課題を解消しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外との取引が多く、外国語で記載されたPDF書類の対応に手間を感じている方
• BoxとNotionを情報管理に活用しており、手作業でのデータ連携を効率化したい方
• 定型的な翻訳や転記作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、テキストの抽出から翻訳、Notionへの登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、翻訳漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFからテキスト情報を抽出します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳されたテキストをデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、PDFファイルのどの項目から文字を読み取るかを任意で設定できます。
• AI機能による翻訳のアクションでは、翻訳したい内容や翻訳先の言語を任意で設定してください。
• Notionにレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースIDを任意で設定でき、各プロパティに格納する情報を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら