Gmailでメールを受信したら正規表現でメールアドレスを抽出して、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Gmailで受信したメールに含まれる情報を手作業でコピーして、Google スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピーミスや転記漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに正規表現を用いてメール本文から必要な情報だけを自動で抽出し、Google スプレッドシートへ追加できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する問い合わせなどから、手作業で顧客リストを作成している担当者の方
• メール本文から特定の情報を抜き出し、Google スプレッドシートで管理している方
• 手作業による情報収集と転記作業を自動化し、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailからの情報抽出とGoogle スプレッドシートへの転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストがなくなることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
3. 続いて、「データを操作・変換する」オペレーションで「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、受信したメールの本文からメールアドレスなどの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件となる件名や本文のキーワードを自由に設定してください。
• 正規表現のオペレーションでは、メールアドレス以外にも氏名や電話番号など、抽出したい情報のパターンを任意で設定できます。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションで、連携するスプレッドシートやシート、データを書き込む列などを自由に設定してください。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。