Gmailで動画ファイルを受信したら、音声を抽出し文字起こししてNotionに追加する

■概要

Gmailで受信した会議の録画ファイルなどを、手作業で文字起こししてNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の動画ファイル付きメールを受信した際に、添付ファイルから音声を抽出し文字起こしを行い、その結果を自動でNotionのデータベースへ追加することができ、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した動画ファイルの議事録作成などを手作業で行っている方
• Notionを活用し、会議やインタビューの記録を一元的に管理している方
• 動画コンテンツの文字起こし作業を効率化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの動画受信からNotionへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による文字起こし内容の転記ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーが発生するリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. ファイルが添付されている場合、オペレーションでYoomのAI機能を選択し、「音声データを文字起こしする」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こししたテキストなどを指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能による文字起こしでは、話者分離の有無や認識させる言語など、取得したい情報に合わせて設定を任意で調整できます。
• Notionへのレコード追加アクションでは、追加先のデータベースを任意で設定可能です。また、本文にGmailの件名や文字起こし結果など、前のステップで取得した情報を変数として自由に埋め込めます。

■注意事項

• Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。