■概要
Googleフォームで論文やレポートを受け取る際、一つひとつファイルを開いて内容を確認し、関係者へ共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、ファイル内のテキストをOCR機能で自動で読み取り、AIが要約した内容をSlackへ通知することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った論文やレポートの内容確認、共有に手間を感じている方
- OCR機能やAI機能を活用して、大量のドキュメント処理を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報共有での遅延や漏れを防ぎ、迅速な対応を実現したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から内容の要約、Slackへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の確認作業にかかる時間を短縮できます。
- 手動での情報共有時に起こりがちな、確認漏れや通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、迅速かつ正確な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約した内容を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、フォームIDを任意で設定し、特定のフォームからの送信のみを対象とすることが可能です。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出するページ範囲などを任意で設定できます。
- AI機能による要約では、プロンプト（指示文）を自由に編集し、「結論を先に述べる形で要約」など、目的に応じた要約が可能です。
- Slackへの通知メッセージは、通知先のチャンネルや本文を任意で設定でき、本文にはAIが要約した内容などの変数を埋め込めます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
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