Microsoft Teamsに投稿された内容をAIで要約して、Gmailで通知する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションが活発になるほど、重要な情報を見逃したり、過去の投稿を追いかけるのに時間がかかったりしませんか。このワークフローを活用すれば、指定したチャネルの投稿をAIが自動で要約し、Gmailに通知します。これにより、情報のキャッチアップを効率化し、重要な議論を見逃す心配を減らすことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの特定のチャネルの投稿を、漏れなく確認したいと考えている方
• 大量のメッセージの中から、要点だけを効率的に把握したいビジネスパーソンの方
• 手作業での情報収集や転記作業から解放され、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定チャネルへの投稿をAIが自動で要約するため、情報を確認する時間を短縮し、業務の効率化に繋がります。
• 手動での確認作業で起こりがちな、重要な情報の見落としといった人的なミスを防ぎ、確実な情報把握を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定し、監視したいチャネルを指定します。
3. 続けて、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションを設定して、トリガーで取得したメッセージ内容を要約するようにします。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが要約したテキストを本文に含めて指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーでは、どのチームのどのチャネルを対象にするか、またフローを起動する間隔を任意で設定してください。
• AI機能の「要約する」では、要約したいテキストの内容や文字数、要約の条件、言語などを細かく設定することが可能です。
• Gmailの「メールを送る」では、件名や本文の内容を自由に設定できます。AIの要約結果など、前のステップで生成されたアウトプットを本文に含めることもできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。