■概要

Outlookで受信する重要なメール、特に長文の内容を確認し関係者へ共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、その結果をGmailで指定の宛先に通知します。これにより、情報共有を迅速化し、これまで手間のかかっていた要約作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールの内容確認と共有に多くの時間を費やしている方
• AIを活用して長文メールの要点を素早く把握し、情報共有を迅速化したい方
• Gmailなど別のツールへの手動での転記や通知作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したメールをAIが自動で要約しGmailへ通知するため、手作業での内容確認や転記にかかる時間を短縮できます。
• 手動での要約作成やメール転送時に起こりがちな、内容の誤りや伝え漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文を要約します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、要約された内容を指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを対象にしたり、フローが起動する時間の間隔を任意で設定したりすることが可能です。
• AI機能による要約では、生成する文字数の上限や、「箇条書きで」といった要約の条件、言語などを細かく指定できます。
• Gmailで送信するメールの件名や本文は自由に編集でき、AIによって要約されたテキストなどの情報を本文に差し込んで通知できます。

■注意事項

• Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。