フォームの内容をもとにGoogleカレンダーとZoomに予定を作成する

■概要

Webサイトからの問い合わせや社内の日程調整フォームを受け取った後、手作業でGoogleカレンダーに予定を登録し、ZoomのミーティングURLを発行していませんか？こうした一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にGoogleカレンダーへの予定作成とZoomミーティングの発行が自動で完了するため、こうした課題を解消し、スムーズな日程調整を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応で、GoogleカレンダーとZoomを手作業で設定している方
• 手動での日程調整業務における入力ミスや、ミーティングURLの共有漏れを防ぎたい方
• 繰り返し発生する定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に予定作成とURL発行が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記がなくなるため、日程の誤登録やURLの共有漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成する」アクションを設定します。この際、フォームで回答された日時や件名などを反映させます。
4. 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成する」アクションを設定します。作成されたミーティングURLは、後続のオペレーションで通知などに活用できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーの「予定を作成する」アクションでは、予定を登録したいカレンダーを任意で選択可能です。個人のカレンダーやチームで共有しているカレンダーなどを指定してください。
• Zoomの「ミーティングを作成する」アクションでは、トピック（件名）や議題などに、フォームで回答された内容を埋め込むことで、より詳細なミーティング予定を作成できます。

■注意事項

• GoogleカレンダーとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。