■概要
Webサイトからの問い合わせや社内の日程調整フォームを受け取った後、手作業でGoogleカレンダーに予定を登録し、ZoomのミーティングURLを発行していませんか？こうした一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にGoogleカレンダーへの予定作成とZoomミーティングの発行が自動で完了するため、こうした課題を解消し、スムーズな日程調整を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ対応で、GoogleカレンダーとZoomを手作業で設定している方
- 手動での日程調整業務における入力ミスや、ミーティングURLの共有漏れを防ぎたい方
- 繰り返し発生する定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に予定作成とURL発行が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、日程の誤登録やURLの共有漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成する」アクションを設定します。この際、フォームで回答された日時や件名などを反映させます。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成する」アクションを設定します。作成されたミーティングURLは、後続のオペレーションで通知などに活用できます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定を作成する」アクションでは、予定を登録したいカレンダーを任意で選択可能です。個人のカレンダーやチームで共有しているカレンダーなどを指定してください。
- Zoomの「ミーティングを作成する」アクションでは、トピック（件名）や議題などに、フォームで回答された内容を埋め込むことで、より詳細なミーティング予定を作成できます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
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