Gmailでメールを受信したら、Google スプレッドシートにレコードを追加して、別のシートにもコピーする

■概要

Gmailで受信するお問い合わせや注文情報などを、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや情報共有の遅れといった課題の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle スプレッドシートの指定したシートに記録し、さらに別のシートにもコピーできます。これにより、手作業による手間やミスを解消し、効率的なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する問い合わせや注文情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
• 手作業でのデータ転記に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
• 転記ミスや漏れを防ぎ、データの正確性を向上させたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ入力がなくなることで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、1つ目のシートに情報を記録します。
4. 最後に、もう一度オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、2つ目のシートにも同じ情報を記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを正確に捉えるため、特定のラベルだけでなく、件名や差出人メールアドレスなどの条件も任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、Gmailのトリガーから取得したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込み、指定の列に記録するよう設定が可能です。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google スプレッドシートをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。