定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Microsoft Teamsに通知する

■概要

プロジェクトの進捗管理でAsanaを利用しているものの、タスクの更新状況をチームに共有するために、都度Microsoft Teamsへ手動で通知していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでAsanaのタスク情報を自動取得し、Microsoft Teamsへ通知できるため、こうした共有作業を効率化し、チーム全体の情報共有を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaのタスク情報を定期的にMicrosoft Teamsで共有しているプロジェクトリーダーの方
• 手動での情報共有による報告漏れやタイムラグをなくしたいと考えている方
• AsanaとMicrosoft Teamsを活用し、チーム内の情報連携をさらに強化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 定期的にAsanaのタスク情報を自動で取得しMicrosoft Teamsへ通知するため、手作業での確認や報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報共有で発生しがちな、通知の漏れや情報の誤りを防ぎ、チームへ正確な情報をタイムリーに共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 続いて、Asanaを選択し、「タスクの詳細を取得」アクションを設定し、通知したいタスクの情報を取得します。
4. 最後に、Microsoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーは、毎日の定時や毎週月曜の朝など、通知したいタイミングに合わせて日付、曜日、時間を自由に設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチャネルを任意に設定可能です。また、メッセージ本文も自由に編集でき、Asanaから取得したタスク名や担当者などの情報を組み込んで送信できます。

■注意事項

• ‍‍Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。