■概要

Notionでタスクやプロジェクトを管理しているものの、重要な締め切りや予定をうっかり忘れてしまうことはありませんか？その都度Notionを確認し、関係者に手動でリマインドメールを送るのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時になると自動でNotionから関連データを取得し、Gmailでリマインドメールを送信するため、重要な通知業務を漏れなく効率的に実行できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理するタスクや締め切りを、関係者に定期的にリマインドしたいと考えている方
• 手作業でのリマインドメール作成や送信に時間がかかり、本来の業務に集中できない方
• GmailとNotionを連携させ、定期的な通知や報告のプロセスを自動化・効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にNotionからデータを自動取得してリマインドメールを送信するため、手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 自動化によって、リマインドの送信忘れや、Notionから手作業で情報を転記する際の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定して、リマインドを実行したい日時を定義します。
3. 次に、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで、リマインドに必要な情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで取得したNotionの情報を本文に含めてリマインドメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionの「複数のレコードを取得する」アクションでは、取得するレコードの条件を任意で設定してください。
• Gmailでの通知は、メールの件名や本文に固定のテキストを入力したり、前工程で取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項‍

• NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。