Sansanで名刺情報が登録されたら、担当者を決めてNotionに記録する

■概要

Sansanで獲得した名刺情報を、一件ずつ担当者を確認してNotionに手入力していませんか？この作業は、時間と手間がかかる上に、転記ミスや担当者の割り振り間違いといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Sansanに名刺情報が登録されるだけで、AIがルールに基づいて担当者を自動で判断し、Notionのデータベースへ情報を記録するため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SansanとNotionを用いて顧客情報を管理し、手作業に手間を感じている方
• 名刺情報の担当者割り振りルールが複雑で、確認や判断に時間がかかっている方
• 獲得したリード情報を迅速に担当者へ共有し、営業機会の損失を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Sansanへの登録からNotionへの記録までを自動化することで、転記ミスや担当者の割り振り間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
• 名刺情報の入力や担当者選定にかかっていた時間を削減できるため、本来注力すべき顧客へのアプローチといったコア業務に集中できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SansanとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した名刺情報をもとに担当者を割り振るよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、名刺情報とAIが決定した担当者情報をデータベースに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、担当者を割り振るためのプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。例えば、企業の業種や規模に応じて担当者を変更するなど、自社のルールに合わせた柔軟な設定が可能です。

■注意事項

・Sansan、NotionをそれぞれYoomと連携させてください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。