Microsoft Teamsで受信したファイルをOCRで読み取り、Sansanに登録する

■概要

Microsoft Teamsで受け取った名刺などのファイルを、都度手作業でSansanに登録するのは手間がかかりませんか？
この作業は件数が増えると大きな負担になり、入力ミスや登録漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルにファイルが投稿されるだけで、OCR機能が自動で情報を読み取りSansanに登録するため、これらの課題を解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取った名刺ファイルを手作業でSansanに登録している方
• 名刺情報の入力ミスや登録漏れを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
• OCRを活用して、紙媒体からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点にSansanへの登録までを自動化し、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮します。
• 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとSansanをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、任意のチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿されたファイルを取得します。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能で名刺などの画像やPDFファイルを読み取る際、会社名、氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。