Wixの問い合わせフォームに回答されたら、データをカテゴリ別に振り分けてOutlookで送信する

■概要

Wixで作成したWebサイトの問い合わせフォームから連絡が来た際に、内容を確認して手動で各担当部署へ振り分ける作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Wixフォームに回答が送信されたことをトリガーに、AIが自動で内容を判断しカテゴリ分けを行い、Outlookから適切な担当者へ通知を自動化できるため、対応漏れや遅れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wixの問い合わせフォームからの連絡を手作業で各担当者に振り分けている方
• 問い合わせ内容によって担当者が異なり、迅速な一次対応に課題を感じている方
• フォーム対応の属人化を防ぎ、対応品質を均一化したいと考えているご担当者様

■このテンプレートを使うメリット

• Wixフォームへの回答から担当部署への通知までが自動化され、これまで手作業での確認や振り分けに費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での振り分け時に発生しがちな担当部署の間違いや、通知の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、WixとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、フォームの回答内容から問い合わせカテゴリを判断させます。
4. 次に、分岐機能を設定し、AIが判断したカテゴリ（例：「技術サポート系」「料金・契約系」など）に応じて処理を分けます。
5. 各分岐の先にOutlookの「メールを送る」アクションを設置し、カテゴリに応じた担当部署へメールが自動送信されるよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーはWixだけでなく、Googleフォームやformrunなど、Yoomが連携する他のフォーム作成アプリに変更することも可能です。
• AI機能で問い合わせ内容を分類する際のプロンプト（指示文）は、自社の運用に合わせたカテゴリ名や分類ルールに自由にカスタマイズできます。
• 通知方法はOutlook以外にも、SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールに変更し、各担当チャンネルへ通知を送る設定も可能です。

■注意事項

• Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Wixのフォームの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858